TETAPKAN DAN NEGOSIASIKAN

Seperti dinyatakan pada bagian pendahuluan, kunci dari pengelolaan waktu adalah dalam pertanyaan berikut ini: Mengapa Anda melakukan apa yang sedang Anda lakukan saat Anda melakukannya?

Untuk membuat prioritas dengan semestinya, Anda harus tahu mengapa suatu tugas penting dan kapan harus di kerjakan. Siapa pun yang memberi Anda tugas harus memberi alasan dan tenggat. Jika tidak, tanyakan! Jika Anda meminta sesuatu yang spesifik, Anda membantu orang lain memperoleh apa yang mereka perlukan tepat waktu.

Kadang tampaknya semua tugas yang masuk mempunyai prioritas yang sama: semua penting dan urgen. Sebenarnya, urgensi mungkin menjadi alasan terpenting untuk melakukan sesuatu.
Jika seseorang memberi Anda tugas dan hanya memberi tahu Anda bahwa tugas tersebut "penting" dan tenggatnya "secepat mungkin", Anda menyerahkan kontrol waktu Anda kepadanya. Atau, yang lebih mungkin, jika Anda mendapat lebih dari satu tugas pada waktu yang sama, Anda menyerahkan semua kendali dan pengelolaan waktu kepada orang tersebut dan/atau ke dalam kekuasaan orang-orang itu dan bahkan mungkin sampai bermain "hompimpa" untuk memilih tugas.

Apabila orang tersebuat bersikeras bahwa tugasnya penting, cobalah dapatkan tenggat yang jelas. Tanyakan, "Kapan waktu terlama saya dapat melakukannya?" Jika tenggatnya terlalu ketat untuk jadwal Anda, cobalah bernegosiasi untuk waktu yang lebih lama. Bahkan jika Anda berpikir Anda dapat melakukan suatu tugas secepat mungkin, Anda harus memberi ruang pada realitas. Jika semuanya berjalan lancar, Anda dapat menyerahkannya lebih awal dan membuat orang itu terkesan; itu lebih baik daripada setuju untuk mengerjakannya secepat mungkin tetapi terlambat menyerahkannya.

Seperti halnya Anda harus mempunyai alasan dan tenggat yang di capai untuk membuat prioritas secara semestinya, perkirakan orang lain membuat prioritas dengan cara yang sama. Saat Anda meminta sesuatu dari mereka, katakan kapan Anda memerlukannya dan mengapa, sehingga mereka mengerti apa yang mereka janjikan untuk kerjakan dan dapat membuat prioritas sebagaimana seharusnya.

Saat Anda berkata, "secepat mungkin" alih-alih memberi tenggat dan alasan, orang tersebut mungkin akan menangani permintaan Anda sesudah tugas yang memiliki tenggat khusus dan alasan…dan mungkin sesudah tugas yang lebih mudah atau lebih menarik. Bagaimana mereka membuat prioritas dengan benar apabila mereka tidak mengetahui tenggat yang spesifik dan alasan sangat pentingnya tugas tersebut?

Ajukan pertanyaan jika orang memberi Anda tugas: Mengapa mereka ingin Anda mengerjakannya? Kapan mereka ingin Anda mengerjakannya? Jika mereka tidak memberi tahu Anda, tanya! Jika Anda tidak tahu, bagaimana Anda membuat prioritas?
Jadilah pemimpin pertunjukan yang menjadi polisi lalu lintas: Kontrollah aliran tugas dan kelola waktu Anda secara efektif dan efisien. Anda dapat melakukan hal ini hanya bila Anda memiliki alasan yang spesifik dan tenggat yang spesifik untuk mengerjakan tugas-tugas yang datang keruang kerja Anda.

Catatlah tugasnya dan lingkari tenggatnya: Saat Anda berkomitmen untuk mengerjakan suatu tugas, peganglah kata-kata Anda. Bukan hanya karena harus melakukannya, tetapi apabila Anda tidak memegang komitmen Anda, Anda mungkin akan kehilangan kuasa dalam bernegosiasi.

"Orang-orang sukses telah belajar untuk menegosiasikan cara memasukkan interupsi atau permintaan ke rencana mereka. Dapatkah Anda menciptakan sitiuasi menang-menang?"