RENCANAKAN PERKERJAAN ANDA

Sebagian orang cenderung langsung terjun kedalam tugas dan proyek. Sebagian yang lain cenderung menunda-nunda. (Pepatah lama mendukung kedua pendekatan tersebut: "Siapa yang ragu-ragu akan kalah" dan "Terburu-buru memberikan hasil yang buruk.")
Menunda-nunda jelas merupakan masalah—seperti yang akan kita bahas pada bagian berikutnya. Tetapi juga akan menjadi masalah apabila tanpa perencanaan sebagaimana mestinya, karena dua alasan.

Kita semua tahu akan bahayanya menggunakan pendekatan "siap, tembak, bidik": kita membuat kesalahan dan menciptakan masalah, kadang-kadanga menyia-nyiakan sumber daya dan mengecewakan orang lain. Tetapi masalah bisa timbul jika seseorang terjun kedalam suatu proyek dengan antusias—dan kemudian melambat atau berhenti sama sekali karena kewalahan.
Kedua masalah—menunda-nunda dan terjun langsung—dapat dihindari atau diatasi dengan cara yang sama: melalui perencanaan.

Alasan pertama yang menyebabkan orang menunda-nunda tugas dan proyek karena seakan-akan perkerjaan itu terlalu ruwet dan terlalu sulit. Oleh karena itu, cara yang paling efektif adalah strategi militer kuno yaitu memecah belah dan manaklukan.
Pecahkan tugas dan proyek besar menjadi bagian-bagian kecil yang dapat Anda kelola—semakin sulit suatu perkerjaan, semakin kecil bagian-bagiannya. Kita semua pernah mendengar pepatah "perjalanan terpanjang diawali dengan satu langkah kecil." Buatlah itu menjadi sebuah langkah kecil, semudah dan/atau secepat mungkin. Apabila Anda merasa bekerja terlalu keras dan tertekan, mungkin Anda merasa tidak dapat lagi meneruskannya lebih dari 15 menit. Jika demikian, rencanakanlah langkah pertama yang memerlukan waktu sebanyak itu. Apabila jadwal Anda sangat padat dalam waktu dekat ini sehingga Anda merasa ingin menunda suatu proyek, pecahkan proyek itu menjadi bagian-bagian kecil dimana setiap bagian memerlukan waktu yang dapat Anda berikan setiap hari.

Untuk setiap bagian proyek, identifikasi hasil yang diinginkan, alasan-alasannya, dan kerangka waktunya, dengan tenggat. Semakin spesifik Anda membuat perencanaan, maka makin realistik dan semakin logis Anda dapat mengatur tugas-tugas tersebut.

Tiga saran berikut ini juga dapat membantu Anda merencanakan perkerjaan Anda dengan lebih efektif.
Tuliskan rencana Anda secara mendetail: Semakin Anda merinci suatu proyek, semakin banyak Anda mencatat—dan akan kelihatan semakin mudah proyek itu pada awalnya dan sebenarnya semakin mudah ketika Anda melakukan setiap langkahnya.
Berkomunikasi: Ini merupakan faktor kunci di dalam merencanakan tugas dan proyek dan kemudian mencapai tujuan Anda. Seperti yang telah disarankan sebelumnya, komunikasikan ekspektasi Anda kepada orang lain sehingga mereka tahu apa yang mereka perlu lakukan untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda. Selain itu, komunikasi menunjukan dan memperkuat komitmen.
Cipatakan ganjaran untuk setiap langkah proyek: Kesuksesan harus dihargai. Jadi, Anda harus menetapkan ganjaran untuk keberhasilan pada setiap tahap proyek, sesuai dengan arti penting tahap itu.

"Rencana tanpa tindakan adalah sebuah angan-angan; tindakan tanpa rencana adalah mimpi buruk."