BUAT PRIORITAS

Langkah pertama dalam menetapkan prioritas adalah dengan mencatat waktu Anda selama satu minggu, di tempat kerja dan di rumah. Tugas-tugas apa yang sedang Anda kerjakan dan bagaimana Anda memilihnya? Kemudian Anda dapat menggunakan metode A, B, C atau sebuah matriks pengambilan keputusan untuk memprioritaskan tugas-tugas.

Metode A, B, C itu sederhana.

• Tugas A adalah tugas yang harus Anda kerjakan sekarang: tenggatnya adalah hari ini dan tugas tersebut penting bagi pimpinan Anda, memberikan semacam gambaran tentang Anda dan keterampilan Anda, dan vital bagi kebutuhan pelanggan, rekan sejawat, atau anggota tim Anda.
• Tugas B adalah tugas yang semestinya Anda kerjakan sekarang: tugas ini cocok untuk kriteria A tetapi tenggatnya bukan hari ini.
• Tugas C adalah tugas yang Anda sukai kerjakan, sesuatu yang dapat Anda kerjakan kapan pun Anda mempunyai waktu luang.

Saat membuat prioritas, Anda haru tahu mengapa tugas tersebut penting dan kapan harus di selesaikan. Jangan berasumsi apa yang di maksud dengan orang berdasarkan suara mereka atau siapakah mereka di dalam perusahaan. Tanyakan,

"Kapan Anda benar-benar memerlukannya?" Sebaliknya, jika meminta sesuatu dari orang lain, Anda harus memberitahu mereka kapan Anda memerlukannya dan mengapa. Hal itu membantu mereka untuk membuat prioritas—dan lebih memahami komitmen mereka akan apa yang mereka kerjakan.

Matriks pengambilan keputusan mirip dengan metode A, B, C. Kotak kiri atas adalah tugas yang dibatasi waktu dan penting (A). Kotak kanan atas adalah tugas penting yang batas waktunya bukan hari ini (B). Kotak kiri bawah adalah tugas yang dibatasi waktu tetapi kurang penting (D). Kotak kanan bawah adalah tugas untuk yang kurang penting yang boleh diselesaikan kapan pun Anda bisa (C). Tugas-tugas disisi kiri harus dirampungkan hari ini; jika Anda membuat rencana dengan efektif, Anda akan mengerjakan tugas-tugas di sisi kanan atas sehingga tugas-tugas tersebut tidak berakhir di sisi kiri atas.

Tampaknya mudah—di atas kertas. Tetapi kadang, walaupun bermaksud baik, kita memilih tugas dengan alasan yang bertentangan dengan logika. Kita memilih sesuatu yang mudah atau sesuatu yang menarik atau sesuatu yang di desakkan seseorang. Analisis tugas yang lebih dahulu Anda kerjakan untuk dapat lebih memahami motivasi Anda. Semakin cepat Anda memilih dan menyelesaikan tugas-tugas yang berhubungan dengan tujuan Anda, dengan pimpinan Anda, dan proyek-proyek kunci Anda, semakin cepat Anda dapat pulang ke rumah.
Ini juga membantu Anda lebih mungkin mendapat kenaikan gaji atau kedudukan karena menyelesaikan "veggie" Anda ketimbang mengerjakan tugas yang mudah atau bahkan memadamkan kebakaran.

Pada saat Anda membuat prioritas:
Pertimbangkan setiap tugas sebelum memilih untuk mengerjakannya: Bagaimana Anda membuat prioritas dengan salah satu metode yang diterangkan di sini? Anda hanya memerlukan beberapa saat untuk memilih dengan cerdas—dan Anda akan bertindak dengan lebih yakin.
Pecah-pecah proyek menjadi bagian-bagian kecil: Advis yang pernah di ajukan ini perlu di ulang di sini. Karena kerap cenderung mengerjakan tugas yang lebih baik atau yang tidak menghabiskan banyak waktu, kita mungkin menunda-nunda proyek—kecuali kita memecahkannya menjadi tugas-tugas yang lebih kecil yang dapat bersaing dengan tugas-tugas yang kurang penting.
Ketahui apa yang penting bagi pemimpin Anda: Hal ini semestinya dapat membantu Anda membuat prioritas, jika Anda tidak dapat memutuskan dengan mengevaluasi tugas dalam kaitannya dengan tujuan.

"Alasan nomor-satu yang menyebabkan orang tidak membuat prioritas dengan benar adalah karena mereka mencoba membuat prioritas tanpa informasi yang di perlukan—mengapa ini penting dan kapan ini harus di tuntaskan."