CARILAH LEBIH BANYAK WAKTU UNTUK DIRI ANDA

Jika Anda ingin menyelesaikan semua perkerjaan sehingga dapat pulang ke rumah dua jam lebih awal, Anda harus membuang aktivitas sebanyak dua jam. Anda tidak akan mendapat waktu dua jam dalam satu tempat; yang lebih mungkin adalah lima menit di sini dan sepuluh menit di sana.
Mulai dengan menelaah bagaimana Anda menghabiskan waktu. Lihatlah tugas-tugas pada daftar induk daftar harian dan pertimbangkan semua tugas yang tidak terjadwal.

Ajukan dua pertanyaan berikut ini untuk setiap tugas:

• Apakah ini merupakan penggunaan waktuku yang terbaik?
• Apakah saya mengerjakan tugas yang tepat waktu pada waktu yang tepat?
  

Anda harus mengkategorikan tugas-tugas yang Anda tangani:

• Yang manakah yang dapat dihilangkan?
• Yang manakah yang menyita lebih sedikit waktu?
• Yang manakah yang dapat didelegasikan?
• Yang manakah yang dapat digabungkan dengan tugas serupa?
  

Analisis ini semestinya menyarankan cara untuk mengatur waktu Anda dengan lebih baik pada waktu yang akan datang. Bagaimana Anda dapat membaut rencana, mengorganisasikan, dan membuat prioritas dengan lebih baik? Apakah Anda mengerjakan semua tugas tetapi tidak ada yang tepat? Cobalah untuk benar-benar jujur mengenai apa yang Anda dapat kembangkan.
Kunci bagi kebanyakan orang adalah mulai di pagi hari.

Jika Anda adalah orang yang bangun pagi, saat itulah Anda dapat memperolah produktivitas yang peling besar. Jika tidak, lihatlah sore hari. Yang terbaik adalah awal sore; umumnya merupakan kekeliruan jika tugas-tugas yang penting ditunda sampai sangat sore atau mencoba mengerjakannya setelah jam kerja.

Bagaimana Anda menset setiap hari sehingga Anda dapat mulai lebih cepat, bekerja dengan lebih disiplin, dan mengerjakan lebih banyak di pagi hari? Lebih baik mengatur sebelum berangkat kerja daripada setelah Anda sampai di tempat kerja. Minimalkan waktu yang Anda habiskan untuk "membina relasi" di pagi hari.

Berikut ini tiga rekomendasi untuk menemukan waktu:
Antisipasi masalah: Buat jadwal dengan realitas, waspadalah akan hal-hal yang mungkin akan melenceng, bukan dengan optimis. Anda lebih mungkin dapat melakukan tugas dengan benar dan tidak menyia-nyiakan waktu saat masalah mengejutkan Anda.
Lindungi waktu "veggie" Anda: Anda seharusnya memiliki dua "jam bersemangat" setiap hari. Saya menyarankan pagi hari, seperti yang saya gariskan dalam bagian "Rencanakan hari yang bersemangat". Saat inilah seharusnya Anda mengerjakan "veggie" Anda.
Gabungkan aktivitas serupa jika mungkin: Mungkin lebih efisien untuk menangani (membaca dan menulis) e-mail, menjawab kotak suara, dan menelepon nomor-nomor lain dalam gabungan waktu—15 menit sebagai penyela waktu atau satu jam di antara tugas-tugas yang lebih besar.

"Kita tidak akan pernah memiliki waktu lebih. Kita memiliki, dan selalu memiliki, semua waktu yang ada."

FOKUS

Kebanyakan orang mencoba mengerjakan beberapa hal sekaligus. Tetapi kajian menunjukan bahwa orang-orang yang sukses hanya mengerjakan satu hal dalam satu kesempatan. Mereka menyadari bahwa cara ini akan menghemat waktu daripada melompat dari satu tugas ke tugas yang lain. Mereka dapat berkonsentrasi dengan lebih baik, mengerjakan perkerjaan dalam waktu yang lebih singkat dan membuat lebih sedikit kesalahan.

Multitasking seringkali di kagumi sebagai suatu keahlian dan bahkan disebut-sebut sebagai syarat kerja. Kenyataannya, biasanya hal tersebut hanya merupakan cara yang tidak efisien dan tidak efektif dalam menghadapi masalah yang di sebabkan oleh pengelolaan waktu yang buruk. Kita mengambil istilah dari dunia komputer: computer multitask, tetapi komputer mesin—dan kadang saat multitasking, mereka macet atau crash. Fokus pada satu hal pada satu kesempatan: ini memerlukan disiplin, tetapi hasilnya layak sesuai usahanya.

Bagaimana Anda menghindari multitasking? Orang-orang sukses melakukannya dalam dua cara, bergantung pada arti pentingnya dan urgensi tugas yang menginterupsi.
Apabila interupsi tersebut mempunyai prioritas yang lebih tinggi daripada tugas yang sedang Anda kerjakan, terimalah tugas itu. Catat pemikiran atau ide-ide penting mengenai tugas yang sedang Anda kerjakan, buat catatan sampai di mana Anda mengerjakannya, arsipkan, dan tempatkan kembali tugas itu pada daftar Anda sebelum mulai dengan permintaan yang baru.

Bila interupsi tersebut kurang pernting dibandingkan tugas yang sekarang, tundalah interupsi tersebut untuk menyelesaikan apa yang sedang Anda kerjakan, kemudian, evaluasi tugas kedua: tugas itu mungkin kurang penting dan mendesak daripada tugas-tugas yang ada dalam jadwal Anda. Ingatlah: orang-orang sukses mencoba dengan keras untuk menyelesaikan pemikiran, tugas, atau apa saja yang sedang mereka kerjakan sebelum mereka mengerjakan tugas atau permintaan yang baru. Hal ini mencegah kebiasaan mulai/stop, mulai/stop yang dialami banyak orang sepanjang hari. Bila Anda terjebak dalam situasi di mana Anda tergoda untuk multitask, berikut ini tiga saran untuk menghindar dari menangani tugas-tugas dengan tidak efisien dan tidak efektif.

Spesifik: Mengapa Anda mengerjakan tugas ini? Kapan tenggat mutlaknya?
Cek daftar induk Anda: Alih-alih menerima sebuah permintaan secara otomatis, lihatlah daftar induk Anda dan tentukan prioritas untuk tugas baru tersebut.
Berkonsultasi dengan bos Anda: Jika jadwal Anda penuh dan orang yang memberi Anda tugas "mengajukan penawaran yang tidak dapat Anda tolak", minta pimpinan Anda untuk memutuskan apakah Anda harus mengerjakan tugas tersebut. Kadang kepribadian, posisi, dan kekuasaan bersaing dengan prioritas.

"Multitasking dapat mengacaukan beberapa hal sekaligus."

TETAPKAN DAN NEGOSIASIKAN

Seperti dinyatakan pada bagian pendahuluan, kunci dari pengelolaan waktu adalah dalam pertanyaan berikut ini: Mengapa Anda melakukan apa yang sedang Anda lakukan saat Anda melakukannya?

Untuk membuat prioritas dengan semestinya, Anda harus tahu mengapa suatu tugas penting dan kapan harus di kerjakan. Siapa pun yang memberi Anda tugas harus memberi alasan dan tenggat. Jika tidak, tanyakan! Jika Anda meminta sesuatu yang spesifik, Anda membantu orang lain memperoleh apa yang mereka perlukan tepat waktu.

Kadang tampaknya semua tugas yang masuk mempunyai prioritas yang sama: semua penting dan urgen. Sebenarnya, urgensi mungkin menjadi alasan terpenting untuk melakukan sesuatu.
Jika seseorang memberi Anda tugas dan hanya memberi tahu Anda bahwa tugas tersebut "penting" dan tenggatnya "secepat mungkin", Anda menyerahkan kontrol waktu Anda kepadanya. Atau, yang lebih mungkin, jika Anda mendapat lebih dari satu tugas pada waktu yang sama, Anda menyerahkan semua kendali dan pengelolaan waktu kepada orang tersebut dan/atau ke dalam kekuasaan orang-orang itu dan bahkan mungkin sampai bermain "hompimpa" untuk memilih tugas.

Apabila orang tersebuat bersikeras bahwa tugasnya penting, cobalah dapatkan tenggat yang jelas. Tanyakan, "Kapan waktu terlama saya dapat melakukannya?" Jika tenggatnya terlalu ketat untuk jadwal Anda, cobalah bernegosiasi untuk waktu yang lebih lama. Bahkan jika Anda berpikir Anda dapat melakukan suatu tugas secepat mungkin, Anda harus memberi ruang pada realitas. Jika semuanya berjalan lancar, Anda dapat menyerahkannya lebih awal dan membuat orang itu terkesan; itu lebih baik daripada setuju untuk mengerjakannya secepat mungkin tetapi terlambat menyerahkannya.

Seperti halnya Anda harus mempunyai alasan dan tenggat yang di capai untuk membuat prioritas secara semestinya, perkirakan orang lain membuat prioritas dengan cara yang sama. Saat Anda meminta sesuatu dari mereka, katakan kapan Anda memerlukannya dan mengapa, sehingga mereka mengerti apa yang mereka janjikan untuk kerjakan dan dapat membuat prioritas sebagaimana seharusnya.

Saat Anda berkata, "secepat mungkin" alih-alih memberi tenggat dan alasan, orang tersebut mungkin akan menangani permintaan Anda sesudah tugas yang memiliki tenggat khusus dan alasan…dan mungkin sesudah tugas yang lebih mudah atau lebih menarik. Bagaimana mereka membuat prioritas dengan benar apabila mereka tidak mengetahui tenggat yang spesifik dan alasan sangat pentingnya tugas tersebut?

Ajukan pertanyaan jika orang memberi Anda tugas: Mengapa mereka ingin Anda mengerjakannya? Kapan mereka ingin Anda mengerjakannya? Jika mereka tidak memberi tahu Anda, tanya! Jika Anda tidak tahu, bagaimana Anda membuat prioritas?
Jadilah pemimpin pertunjukan yang menjadi polisi lalu lintas: Kontrollah aliran tugas dan kelola waktu Anda secara efektif dan efisien. Anda dapat melakukan hal ini hanya bila Anda memiliki alasan yang spesifik dan tenggat yang spesifik untuk mengerjakan tugas-tugas yang datang keruang kerja Anda.

Catatlah tugasnya dan lingkari tenggatnya: Saat Anda berkomitmen untuk mengerjakan suatu tugas, peganglah kata-kata Anda. Bukan hanya karena harus melakukannya, tetapi apabila Anda tidak memegang komitmen Anda, Anda mungkin akan kehilangan kuasa dalam bernegosiasi.

"Orang-orang sukses telah belajar untuk menegosiasikan cara memasukkan interupsi atau permintaan ke rencana mereka. Dapatkah Anda menciptakan sitiuasi menang-menang?"

BUAT PRIORITAS

Langkah pertama dalam menetapkan prioritas adalah dengan mencatat waktu Anda selama satu minggu, di tempat kerja dan di rumah. Tugas-tugas apa yang sedang Anda kerjakan dan bagaimana Anda memilihnya? Kemudian Anda dapat menggunakan metode A, B, C atau sebuah matriks pengambilan keputusan untuk memprioritaskan tugas-tugas.

Metode A, B, C itu sederhana.

• Tugas A adalah tugas yang harus Anda kerjakan sekarang: tenggatnya adalah hari ini dan tugas tersebut penting bagi pimpinan Anda, memberikan semacam gambaran tentang Anda dan keterampilan Anda, dan vital bagi kebutuhan pelanggan, rekan sejawat, atau anggota tim Anda.
• Tugas B adalah tugas yang semestinya Anda kerjakan sekarang: tugas ini cocok untuk kriteria A tetapi tenggatnya bukan hari ini.
• Tugas C adalah tugas yang Anda sukai kerjakan, sesuatu yang dapat Anda kerjakan kapan pun Anda mempunyai waktu luang.

Saat membuat prioritas, Anda haru tahu mengapa tugas tersebut penting dan kapan harus di selesaikan. Jangan berasumsi apa yang di maksud dengan orang berdasarkan suara mereka atau siapakah mereka di dalam perusahaan. Tanyakan,

"Kapan Anda benar-benar memerlukannya?" Sebaliknya, jika meminta sesuatu dari orang lain, Anda harus memberitahu mereka kapan Anda memerlukannya dan mengapa. Hal itu membantu mereka untuk membuat prioritas—dan lebih memahami komitmen mereka akan apa yang mereka kerjakan.

Matriks pengambilan keputusan mirip dengan metode A, B, C. Kotak kiri atas adalah tugas yang dibatasi waktu dan penting (A). Kotak kanan atas adalah tugas penting yang batas waktunya bukan hari ini (B). Kotak kiri bawah adalah tugas yang dibatasi waktu tetapi kurang penting (D). Kotak kanan bawah adalah tugas untuk yang kurang penting yang boleh diselesaikan kapan pun Anda bisa (C). Tugas-tugas disisi kiri harus dirampungkan hari ini; jika Anda membuat rencana dengan efektif, Anda akan mengerjakan tugas-tugas di sisi kanan atas sehingga tugas-tugas tersebut tidak berakhir di sisi kiri atas.

Tampaknya mudah—di atas kertas. Tetapi kadang, walaupun bermaksud baik, kita memilih tugas dengan alasan yang bertentangan dengan logika. Kita memilih sesuatu yang mudah atau sesuatu yang menarik atau sesuatu yang di desakkan seseorang. Analisis tugas yang lebih dahulu Anda kerjakan untuk dapat lebih memahami motivasi Anda. Semakin cepat Anda memilih dan menyelesaikan tugas-tugas yang berhubungan dengan tujuan Anda, dengan pimpinan Anda, dan proyek-proyek kunci Anda, semakin cepat Anda dapat pulang ke rumah.
Ini juga membantu Anda lebih mungkin mendapat kenaikan gaji atau kedudukan karena menyelesaikan "veggie" Anda ketimbang mengerjakan tugas yang mudah atau bahkan memadamkan kebakaran.

Pada saat Anda membuat prioritas:
Pertimbangkan setiap tugas sebelum memilih untuk mengerjakannya: Bagaimana Anda membuat prioritas dengan salah satu metode yang diterangkan di sini? Anda hanya memerlukan beberapa saat untuk memilih dengan cerdas—dan Anda akan bertindak dengan lebih yakin.
Pecah-pecah proyek menjadi bagian-bagian kecil: Advis yang pernah di ajukan ini perlu di ulang di sini. Karena kerap cenderung mengerjakan tugas yang lebih baik atau yang tidak menghabiskan banyak waktu, kita mungkin menunda-nunda proyek—kecuali kita memecahkannya menjadi tugas-tugas yang lebih kecil yang dapat bersaing dengan tugas-tugas yang kurang penting.
Ketahui apa yang penting bagi pemimpin Anda: Hal ini semestinya dapat membantu Anda membuat prioritas, jika Anda tidak dapat memutuskan dengan mengevaluasi tugas dalam kaitannya dengan tujuan.

"Alasan nomor-satu yang menyebabkan orang tidak membuat prioritas dengan benar adalah karena mereka mencoba membuat prioritas tanpa informasi yang di perlukan—mengapa ini penting dan kapan ini harus di tuntaskan."

RENCANAKAN HARI YANG BERSEMANGAT

Pada penghujung hari, ketika membuat jadwal untuk hari berikutnya, rencanakanlah suatu pagi yang bersemangat. Rata-rata orang mengawali harinya dengan menghabiskan satu sampai tiga jam untuk mengurusi e-mail, kotak suara, dan telepon masuk dan bertukar sapa dengan pimpinan dan yang lain—"membangun relasi." Kurangi ini menjadi 15 sampai 30 menit sehingga Anda dapat lebih cepat melaksanakan "veggie" yang pertama. Itulah disiplin!

Cek e-mail dan kotak suara Anda hanya untuk "veggies". Tambahkan "veggies" itu kedalam daftar Anda. Kemudian, tutup e-mail dan non-aktifkan fitur notifikasi, hidupkan fasilitas kotak suara pada telepon Anda, lalu masuklah ke daftar Anda.

Sisihkan waktu satu jam untuk "veggie" terbesar Anda. Tunda interupsi apa pun sehingga Anda dapat fokus. Kemudia, tutup "waktu veggie" Anda dan ceklah e-mail dan kotak suara Anda dan perbolehkan interupsi. Tangani masalah yang paling besar secepat mungkin. Gunakan 60 menit untuk menyelesaikan sebanyak mungkin permintaan.

Kemudian, tutup kembali e-mail, telepon, interupsi dan atasi "veggie" terbesar Anda berikutnya selama 60 menit. Setelah selesai, urusi e-mail dan telepon yang berprioritas lebih rendah. Balik ke kontrol kembali sebelum pergi makan siang.
Makan sianglah setelah orang-orang yang sering mengganggu kerja Anda; itu akan mengurangi interupsi mereka satu atau dua jam. Juga jangan bekerja dan makan secara bersama; dan sebenarnya jangan makan siang di meja Anda.

Gunakan pendekatan, struktur, dan disiplin yang sama untuk sore hari Anda.
Dengan membuat jadwal di sekitar "veggie", mengumpulkan tugas-tugas kecil (seperti telepon dan e-mail), dan tidak membiarkan interupsi dan "kebakaran" mengendalikan Anda, Anda akan bekerja lebih cerdik, bukan lebih keras. Dan jangan berkerja sampai larut malam: itu hanya akan membuat Anda lebih sulit untuk kembali bekerja tepat waktu dan segar untuk pagi yang bersemangat. Gunakan 10-15 menit terakhir untuk persiapan hari berikutnya.

Senin pagi adalah waktu yang kritis. Sebuah awal yang baik lebih memungkinkan minggu tersebut berjalan lebih mudah dan mengalir lebih baik. Jangan menjadwalkan rapat atau converence call pagi-pagi pada hari senin.
Jangan merencakan terlalu banyak. Kita cenderung menilai lebih banyak rata-rata 20 % jumlah waktu yang di perlukan suatu tugas. Sisakan ruang pada jadwal Anda untuk interupsi, rapat mendadak dan masalah yang tidak diduga sehingga Anda tidak kewalahan dan gagal menyelesaikan semua hal.

Gunakan siklus tenaga Anda untuk keuntungan Anda: Paling sedikit kita memiliki tiga siklus energi dalam satu hari. Untuk 75 % dari kita, energi yang paling kuat adalah di pagi hari, berikutnya di sore hari, dan yang paling lemah pada malam hari. Gunakan pagi Anda dengan lebih efektif dan kurangi kesempatan Anda harus berjaga sampai larut malam.
Buat jadwal dengan cerdik: Pada saat merencanakan hari Anda, carilah cara-cara untuk menyusunkan dengan lebih baik dan bekerja dengan lebih disiplin. Letakkan "veggies" di pagi hari dan sisakan ruang untuk interupsi dan yang tidak terencana.

Mulai lebih awal dan pulang tepat waktu: Itu lebih cerdas daripada mulai dengan tepat waktu dan pulang terlambat. Anda dapat menyelesaikan lebih banyak sebelum yang lain tiba—dan Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu dengan keluarga di malam hari. Keluarga lebih memperhatikan yang pulang terlambat dari pada yang berangkat pagi.

"Perlu waktu yang lama bagi saya untuk menyadari bahwa orang lain memanfaatkan waktu terbaik saya untuk menyelesaikan perkerjaan. Mereka mereduksi waktu terproduktif saya menjadi sebuah ‘jerawat’—dan saya membiarkannya."

JANGAN MENUNDA-NUNDA

Cara nomor satu untuk mengatasi penundaan adalah dengan merinci suatu proyek dan mengerjakannya sedikit demi sedikit setiap hari. Tetapi kadang perencanaan yang paling baik sekalipun tidak cukup untuk mengatasi kecenderungan dasar manusia. Kita semua mempunyai kebiasaan menunda-nunda sampai tingkat tertentu dan dalam beberapa cara. Oleh karena itu, kita harus melakukan yang berikut:

• Sadar ketika kita menunda dan memahami penyebabnya.
• Mengidentifikasi aktivitas yang lebih kita sukai dibandingkan tugas yang kita hindari.
• Menentukan langkah-langkah untuk mengelola dan mengatasi sifat menunda kita.

Mengapa Anda menunda-nunda? Apakah pemikiran berikut ini kedengaran tidak asing?
Tugasnya tidak menyenangkan. Tugasnya sulit. Saya kewalahan: terlalu banyak tugas. Saya sering kali terganggu. Saya tidak cukup terorganisir. Saya tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan. Saya tidak mempunyai sasaran yang jelas dan tertulis. Saya sedang tidak berminat. Saya tidak tertarik pada tugas tersebut. Saya tidak mempunyai waktu sekarang. Saya tidak bertenaga sekarang. Tugas ini belum jatuh tempo.

Aktivitas apa yang membuat Anda menunda tugas itu? Anda mungkin memiliki beberapa alasan favorit yang dapat menghambat Anda memanfaatkan yang terbaik dari potensi Anda. Sisihkan waktu sejenak untuk merinci aktivitas yang Anda lebih sukai lakukan jika tugas Anda telah terjadwalkan. Anda mungin mengetahui beberapa hal yang menarik mengenai diri Anda sendiri.
Mungkin Anda termotivasi oleh keadaan mendesak. Banyak orang bereaksi terhadap tekanan karena berbagai alasan. Pada saat telepon berdering atau ada ketukan dipintu, mereka meninggalkan apa yang sedang mereka lakukan untuk mengadapi permintaan atau kebutuhan terbaru. Apabila ada kebakaran yang harus di padamkan. Mereka berlari dengan semangat. Keadaan darurat membuat mereka merasa penting, bahkan heroik. Tetapi orang jarang di akui dan di promosikan karena memadamkan kebakaran: mereka bergeming di tempat berbeda—karena kebakaran akan selalu ada. Orang-orang yang dapat memecahkan masalah penyebab kebakaran lebih mungkin dapat promosi, sehingga mereka dapat memecahkan masalah-masalah panas di tempat lain.

Bergantung pada alasan mengapa Anda menunda-nunda dan aktivitas yang menganggu Anda dari tugas yang sudah dijadwalkan, Anda harus memutuskan cara-cara khusus untuk memperbaiki diri.

Berikut ini ada tiga tips untuk menghindari kecenderungan untuk menunda;
Mengerjakan tugas di pagi hari: Anda mungkin mempunyai lebih banyak energi dan dapat lebih fokus pada waktu itu. Memang menggoda untuk mengatasi semua masalah darurat dan kemudian, setelah memadamkan kebakaran, Anda kembali kepada tugas yang telah dijadwalkan. Itu mungkin saat paling buruk untuk mengerjakannya—itu pun bila Anda dapat kembali kepada tugas-tugas tersebut.
Motivasi diri Anda sendiri: Lawanlah tekanan yang Anda rasakan di sekeliling Anda dengan tekanan internal—arti penting proyek Anda, keadaan mendesak untuk menyelesaikan setiap tugas sesuai jadwal, daya tarik penghargaan yang Anda tetapkan. Strategi ini efektif terutama bila Anda merasa bahwa Anda melakukan kerja terbaik Anda dibawah tekanan.
Rileks: Tidak, jangan berhenti bekerja keras. Hanya cobalah untuk tidak terlalu "adrenaline junky." Orang, yang dengan sengaja bekerja di bawah tekanan, menyenangi kesulitan. Sikap heroik sendirian semacam itu mungkin tidak terlalu berkenan untuk mereka yang berada di sekeliling Anda atau diatas Anda.

"Penundaan membuat yang mudah menjadi sulit, yang sulit semakin sulit."

RENCANAKAN PERKERJAAN ANDA

Sebagian orang cenderung langsung terjun kedalam tugas dan proyek. Sebagian yang lain cenderung menunda-nunda. (Pepatah lama mendukung kedua pendekatan tersebut: "Siapa yang ragu-ragu akan kalah" dan "Terburu-buru memberikan hasil yang buruk.")
Menunda-nunda jelas merupakan masalah—seperti yang akan kita bahas pada bagian berikutnya. Tetapi juga akan menjadi masalah apabila tanpa perencanaan sebagaimana mestinya, karena dua alasan.

Kita semua tahu akan bahayanya menggunakan pendekatan "siap, tembak, bidik": kita membuat kesalahan dan menciptakan masalah, kadang-kadanga menyia-nyiakan sumber daya dan mengecewakan orang lain. Tetapi masalah bisa timbul jika seseorang terjun kedalam suatu proyek dengan antusias—dan kemudian melambat atau berhenti sama sekali karena kewalahan.
Kedua masalah—menunda-nunda dan terjun langsung—dapat dihindari atau diatasi dengan cara yang sama: melalui perencanaan.

Alasan pertama yang menyebabkan orang menunda-nunda tugas dan proyek karena seakan-akan perkerjaan itu terlalu ruwet dan terlalu sulit. Oleh karena itu, cara yang paling efektif adalah strategi militer kuno yaitu memecah belah dan manaklukan.
Pecahkan tugas dan proyek besar menjadi bagian-bagian kecil yang dapat Anda kelola—semakin sulit suatu perkerjaan, semakin kecil bagian-bagiannya. Kita semua pernah mendengar pepatah "perjalanan terpanjang diawali dengan satu langkah kecil." Buatlah itu menjadi sebuah langkah kecil, semudah dan/atau secepat mungkin. Apabila Anda merasa bekerja terlalu keras dan tertekan, mungkin Anda merasa tidak dapat lagi meneruskannya lebih dari 15 menit. Jika demikian, rencanakanlah langkah pertama yang memerlukan waktu sebanyak itu. Apabila jadwal Anda sangat padat dalam waktu dekat ini sehingga Anda merasa ingin menunda suatu proyek, pecahkan proyek itu menjadi bagian-bagian kecil dimana setiap bagian memerlukan waktu yang dapat Anda berikan setiap hari.

Untuk setiap bagian proyek, identifikasi hasil yang diinginkan, alasan-alasannya, dan kerangka waktunya, dengan tenggat. Semakin spesifik Anda membuat perencanaan, maka makin realistik dan semakin logis Anda dapat mengatur tugas-tugas tersebut.

Tiga saran berikut ini juga dapat membantu Anda merencanakan perkerjaan Anda dengan lebih efektif.
Tuliskan rencana Anda secara mendetail: Semakin Anda merinci suatu proyek, semakin banyak Anda mencatat—dan akan kelihatan semakin mudah proyek itu pada awalnya dan sebenarnya semakin mudah ketika Anda melakukan setiap langkahnya.
Berkomunikasi: Ini merupakan faktor kunci di dalam merencanakan tugas dan proyek dan kemudian mencapai tujuan Anda. Seperti yang telah disarankan sebelumnya, komunikasikan ekspektasi Anda kepada orang lain sehingga mereka tahu apa yang mereka perlu lakukan untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda. Selain itu, komunikasi menunjukan dan memperkuat komitmen.
Cipatakan ganjaran untuk setiap langkah proyek: Kesuksesan harus dihargai. Jadi, Anda harus menetapkan ganjaran untuk keberhasilan pada setiap tahap proyek, sesuai dengan arti penting tahap itu.

"Rencana tanpa tindakan adalah sebuah angan-angan; tindakan tanpa rencana adalah mimpi buruk."

TENTUKAN TUJUAN

Langkah pertama dalam pengelolaan waktu Anda adalah mengetahui apa yang Anda perlu atau ingin di capai.

Tujuan adalah hasil akhir yang menjadi arahan Anda dalam mengarahkan waktu, energi dan sumber daya. Tujuan itu harus mendefinisikan hasil dan maksud.
Mengapa menetapkan tujuan ?

• Tujuan membuat manajemen waktu bermakna.
• Tujuan memberikan poin-poin yang terfokus dengan jelas untuk bertindak.
• Tujuan mengidentifikasi peluang khusus untuk perbaikan hasil.
• Tujuan menentukan gambaran atau arah yang jelas untuk mencapai hasil-hasil tersebut.
• Tujuan memperbaiki kinerja dengan menetapkan akuntabilitas untuk hasil.
• Tujuan memberikan struktur untuk mencapai hasil yang Anda inginkan.
• Tujuan meningkatkan komunikasi dengan mensosialisasikan kesepakatan bersama mengenai apa yang diharapkan.
• Tujuan memberikan cara yang adil untuk menganjar kesuksesan.

Langkah pertama dalam menetapkan tujuan Anda adalah dengan melihatnya
dalam pikiran Anda. Pejamkan mata Anda dan gambarkan akan seperti apakah hasil suatu tugas atau proyek pada saat Anda menyelesaikannya. Kemudian, bekerja mundur dan catatlah saat Anda mulai. Yang menjadi masalah besar adalah orang cenderung mengabaikan langkah-langkah. Anda mengurangi kemungkinan melakukannya apabila benar-benar dapat melihat hasilnya dalam pikiran Anda.

Perhatikan anjuran saya. "Catatlah pada saat Anda mulai." Ada suatu hubungan langsung antara jumlah yang Anda catat mengenai tugas atau proyek Anda dengan kemungkinan keberhasilannya: semakin banyak Anda mencatat, semakin besar komitmen Anda dan semakin tinggi kemungkinan untuk sukses.

Mengapa? Karena mencatat membantu Anda menjelaskan tugas atau proyek Anda dan tujuan Anda menjadi lebih nyata kalau Anda membuatnya hitam di atas putih. Dan karena kita bersifat visual, dengan melihat catatan maka komitmen Anda menjadi semakin jelas.
Kemudian, saat Anda menyelesaikan setiap tugas atau bagian dari suatu proyek, tandai atau coret bagian itu. Bukti nyata yang dapat di lihat membuat Anda merasa sukses. Semakin banyak Anda mencatat, akan semakin banyak yang akan Anda selesaikan dan semakin banyak kesuksesan yang akan Anda capai. Jika Anda tidak mencatat semua langkah sesuai rencana Anda, Anda tidak akan memperoleh rasa bangga yang layak Anda dapatkan.

Tiga poin berikut ini penting dalam menetapkan tujuan:
Pahami bagaimana pekerjaan Anda dapat berfungsi dalam mencapai sesuatu yang lebih besar. Ketahui tujuan tim, inti bisnis, dan organisasi Anda. Kemudian, putuskan bagaimana Anda dapat membantu untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

Ketahui apa yang penting bagi pimpinan Anda: Pimpinan Anda mendatangani slip gaji Anda, mengevaluasi kinerja Anda, dan memutuskan kenaikan gaji dan promosi. Jadi apa yang paling penting bagi orang yang paling penting? Apabila Anda tidak tahu apa yang penting bagi pimpinan Anda, bagaimana Anda membuat prioritas ?
Tanyakan ekspektasi pelanggan internal maupun eksternal Anda: Anda mungkin akan mendapatkan wawasan yang bernilai mengenai hasil seperti apa yang harus Anda targetkan berdasarkan tujuan-tujuan Anda.

"Anda harus berhati-hati apabila tidak tahu kemana akan melangkah karena Anda mungkin tidak akan sampai di sana."

KONTROL HARI ANDA

Hidup Anda bagai sebuah sirkus. Anda dapat menjadi pemimpin pertunjukan atau menjadi hewannya. Anda dapat mengelola hari Anda atau membiarkan hari yang mengelola Anda. Pada dasarnya, ini hanyalah masalah disiplin. Untuk dapat mengontrol hari, Anda harus:

• Mengubah proses berpikir Anda. Anda memiliki kontrol lebih dari yang Anda pikir, tetapi Anda harus mengambil tindakan dan mengatur cara melewati hari.
• Lebih sabar. Anda harus memperlambat langkah, bukan berlari seperti seekor ayam yang dipotong kepalanya.
• Memiliki lebih banyak disiplin. Sadarilah bahwa "Ada saatnya dan tempatnya bagi segala sesuatu." Tanpa kedisiplinan, Anda akan melompati dari satu tugas ke tugas yang lain dan pada penghujung hari Anda akan bertanya, "Kemana hari ini berlalu?"
  

Berikut ini beberapa contoh cara mengontrol hari Anda.
Latih orang lain untuk lebih efisien dalam membuat permintaan: Walaupun keterampilan manajemen waktu Anda, rekan kerja Anda tetap akan mempersulit Anda karena buruknya keterampilan manajemen waktu mereka. Baik saat mereka menelepon, singgah dikantor Anda, atau mengirim e-mail, mereka harus memberi informasi yang cukup spesifik sehingga memungkinkan Anda membantu dengan lebih efisien.
Sadarilah juga bahwa Anda adalah bagian dari masalah. Anda harus lebih spesifik dalam berkomunikasi dengan orang lain. Anda harus menjadi teladan.

Latih orang lain untuk mengelola waktu mereka juga: Terapkan strategi yang disarankan dalam bahasan ini. Ingatlah: jika Anda mengelola waktu dengan lebih baik, Anda juga menunjukan kepada mereka yang ada di sekeliling Anda cara mengelola waktu mereka dengan lebih baik. Adalah untuk kepentingan Anda juga jika Anda melatih orang-orang di sekeliling Anda agar mereka mengetahui bahwa ada saatnya dan tempatnya bagi segala sesuatu—dan tidak perlu "disini dan sekarang."

Membiarkan pintu Anda terbuka memang baik, tetapi yang cerdas adalah mengontrol interupsi. Tundalah masalah-masalah orang lain yang mengganggu Anda dengan menjadwalkan waktu dan tempat bagi mereka.
Menyelesaikan lebih banyak tugas, bukan menghindar: Pada saat Anda mendapat permintaan, cobalah menempatkan hal tersebut agar teratasi dengan baik bagi Anda maupun bagi orang yang meminta. Multitugas (multitasking) mungkin sudah menjadi kebutuhan, tetapi itu tidak sepenuhnya bijaksana. Sesungguhnya, membiarkan waktu mengatur Anda kerap merupakan cara yang tidak efisien.

Lakukan satu persatu, seperti yang dilakukan orang yang sukses: Jadilah polisi lalu lintas. Seperti seorang polisi lalu lintas yang berdiri di persimpangan jalan dan menunjukan kendaraan yang mana yang harus jalan dan yang harus berhenti, arahkan aliran pekerjaan yang datang melalui kantor Anda dan melewati meja kerja Anda.

"Untuk menjadi seorang pemimpin pertunjukan, Anda harus menyadari bahwa ada saatnya dan tempatnya bagi segala sesuatu. Manajer waktu yang sukses menyadari bahwa ini semua berkaitan dengan disiplin."

MENGORGANISASIKAN AGAR SUKSES !

Tujuan dari bahasan ini adalah memberikan tips, alat, ide dan strategi yang dapat Anda terapkan, untuk tercapainya kemajuan yang segera dapat dilihat dan diukur, baik ditempat kerja maupun dirumah. Topik ini akan membantu Anda menggunakan sistem apapun yang sedang Anda gunakan sekarang ini dengan lebih efektif.
Banyak seminar manjemen waktu yang berbicara tentang kemampuan untuk mengubah waktu dan kenyataan. Tampaknya itu tidak praktis. Alih-alih bertindak seperti ikan salmon yang berenang melawan arus, ikutilah arus-tapi tambahkan struktur dan disiplin.
Topik ini bertujuan membuat Anda menganalisis penggunaan waktu Anda dan menjawab pertanyaan ini: Mengapa Anda melakukan apa yang sedang Anda lakukan ketika Anda sedang melakukannya ?

Ikutilah tiga langkah berikut ini:

• Catat waktu Anda (pekerjaan dan pribadi) selama satu minggu. Anda akan terkejut jika mengetahui berapa banyak waktu disita oleh tugas-tugas dan aktivitas.
• Kemudian analisis temuan Anda. Identifikasi aktivitas yang tidak perlu lalu hilangkan.
• Temukan atau ciptakan waktu yang dapat Anda blokir untuk tugas-tugas yang penting atau aktivitas yang memberi hasil besar. Kadang tugas dan aktivitas ini tertunda karena hal-hal yang relatif kurang penting atau bahkan tidak perlu.
  

Jika telah mencatat waktu satu minggu, Anda semestinya melihat pola alam Aktivitas, tugas, interupsi, dan peristiwa yang tidak terencanakan. Setelah Anda melihat pola-pola tersebut, gunakan strategi yang dibahas didalam topik ini untuk menanganinya dengan cukup lebih efektif.
Kuncinya adalah tindakan. Pilih dua atau tiga ide atau strategi pada suatu waktu dan laksanakan ide atau stragei itu sampai menjadi kebiasaan. Kemudian ambil dua atau tiga lagi dan laksanakan hingga menjadi kebiasaan. Pada setiap ahir minggu, tanyalah diri Anda sendiri apa yang dapat Anda lakukan dengan lebih baik pada minggu yang akan datang. Selain itu, sadarilah bahwa penghematan waktu itu melibatkan dua aspek:

• Memperbaiki keterampilan manajemen waktu Anda.
• Melatih orang lain supaya keterampilan manajemen waktu mereka tidak mengganggu manajemen waktu Anda.
  

"Topik ini diperuntukan orang yang ingin menjadi lebih efisien, melakukan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat, dan mempunyai keseimbangan dalam hidup."